xPen как система финансового учета: Статьи о Psion

xPen как система финансового учета

Автор: Kostya <maper@aport.ru>

Зачем нужны программы для учета личных расходов?
В марте я столкнулся со следующей ситуацией. Получив за январь и февраль достаточный доход, в начале марта нашел в кармане только пару смятых 10 (10 руб). Сколько денег получил, я знаю, а куда они делись - вспомнить не могу. Ушли, не оставив никакого следа о себе :-(. Пришла запоздалая мысль: пора начать считать расходы. Видимо, такие мысли посещают не только меня, судя по количеству программ личного финансового учета. Пытаясь найти достойную, пересмотрел практически весь финасовый софт под Psion.

Почему xPen?
- Он бесплатный, не надо искать warez, не надо просить Robin Hood ;-).
- Он маленький, но мощный.
- С точки зрения классической бухгалтерии он наиболее правильный.
- Удобно сделаны функции по планированию расходов, которые мне необходимы.
- Более мощных отчетов я не видел ни у кого.
- Замечательно выглядит на Макаке.
- И последнее: я хотел: чтобы мои расходы были прозрачны только для меня, а не для жены, тещи или еще кого-нибудь; xPen благодаря непривычному интерфейсу и наличию некоторых других особенностей идеально подходит для этого.

Общее описание
xPen - не только система финансового учета; на базе xPen можно сделать систему складского учета, учета кол-ва затраченного бензина, учета вообще всего, что можно потратить. В отличие от других программ интерфейс очень лаконичен. Все расходы, планы расходов и доходов располагаются в последовательно, в виде записей; посмотреть состояние счета можно только через отчеты, но пугаться этого не стоит, т.к. отчеты быстро выполняются. Как я сказал, xPen работает с точки зрения классической бухгалтерии, т.е. все представлено в виде счетов, счета состоят из дебета и кредита, категорий нет, есть только счета. Если денежные средства зачисляются на дебет одного счета, точно такая же сумма должна быть записана на кредит другого (двойная запись). Есть счета активные, в которых приход записывается на дебет и показывают наши активы. И пассивные, в которых приход записывается на кредит и показывают наши долги. В xPen есть 4 вида счетов активные (1), пассивные (2), расходно-доходные (0), системный (9).


Работа с xPen

Настройка программы

Создание нового файла, идем в "menu\file\new". Выбираем в "keep" "nothing",
xPen как система финансового учета: картинка #1 (3104 байт)
далее выбираем "standart", файл создан.

Чтобы получить систему финансового учета, нужно выбрать "menu\tools\columns\titles",
xPen как система финансового учета: картинка #2 (2743 байт)
переименовать "Sort" в "Debit", "Group" в "Credit" (c учетом регистра), если мы хотим использовать формулы то нужно переименовать "Receipt" в "Formula" (c учетом регистра). Если все сделано правильно мелькнет надпись "Bookeeping active".

Дальше настраиваем внешний вид, убираем неужные поля "menu\tools\columns\width" и, если мы не хотим видеть какие-то поля, то ставим размер 0.
xPen как система финансового учета: картинка #3 (2875 байт)

Создание и настройка счетов

Приступаем к созданию счетов активов, счетов пассивов и расходно-доходных счетов. Есть 2 варианта: либо "menu\item\LookUp\Debit[Credit]", либо щелкнуть на колонку "Debit" или "Credit". В любом случае появится следующая картинка.
xPen как система финансового учета: картинка #4 (2554 байт)
Для создания счета пишем в "Argument" имя счета (пример: заначка, вклад, долг Васи, долг Коле, кредит-карта), выбираем "Add", далее "Run".

В поле "Action" доступны следующие действия.
- "Add" - добавить счет.
- "Delete" - удалить счет.
- "Replace" - переименовать счет.
- "Balance" - баланс по счету.
- "Information" - добавить комментарий к счету, который будет отображаться в виде всплывающих хинтов в отчете.
- "Deviation" - показать отклонение расходов от плановых показателей (если есть план).
- "Type attach" - изменить тип счета.
- "Type members" - посмотреть, какие счета относятся к данному типу.
С остальными не разбирался.

Дальше нужно вызвать "LookUp", выбрать нужный счет, в поле "Action" выбрать "Type Attach", нажать "Run" и выбрать нужный тип счета. Все счета, которые начинаются с одной цифры, относятся к одному типу счета.
xPen как система финансового учета: картинка #5 (3996 байт)

Типы счетов в xPen:
- Тип 0 - расходно-доходный (то, что в других системах называется категориями).
- Тип 1 - наши активы (то, чем владеем: чем больше в дебете, тем лучше).
- Тип 2 - наши пассивы (т.е. долги: чем больше в кредите, тем хуже).
- Тип 9 - системный.

Для добавления расходно-доходных счетов в "LookUp" просто вводим их имена (пример: зарплата, перевод, проценты, премия, еда, бензин, курево, бухло, забивание гвоздей, ремонт молотка, подарки жене и пр.) - им автоматически присвоится тип 0.

Совет дня: для того, чтобы потом можно было легко отбирать счета и смотреть по ним отчеты (см. ниже "Отборы"), желательно имя счета начинать с какого-либо числа и объединять счета в логические группы.


Первая транзакция в xPen

Выбираем "menu\item\new". Зачисляем деньги на какой-нибудь счет. Пример: зарплату (тип 0) на нал (тип 1).
xPen как система финансового учета: картинка #6 (2975 байт)
- "Date" - дата проведения операции, можно текущую, можно будущую, можно прошлую.
- "Amount" - можно просто сумму 5000, можно выражение 5000-100+2000/10*3, можно выражение с участием любых функций OPL.
- "Text" - комментарий.
- "Debit" - в данном случае нал.
- "Credit" - в данном случае зарплата.
Далее "Accept".

Теперь можно посмотреть текущий баланс. Ткнем в "Amount".
xPen как система финансового учета: картинка #7 (3195 байт)
Видим баланс по всем нашим счетам: "Asset" - активы, "Liability" - долги.

Если заведено несколько счетов с разными именам, но с одинаковыми типами, то баланс просуммирует их по типам счетов. Т.е. если вам должны Коля, Вася, Петя, то можно создать несколько счетов: Коля - 1000, Вася - 500, Петя - 300 с типом "Acc receivable", тогда в балансе увидим тип "Acc receivable", "Asset" - "1800".

Понятно, как работать с кредитной картой. Делаем счет "кредит карта" 2-го типа. Делаем "menu\item\new", "Debit" в данном случае "бухло." "Credit" в данном случае "кредит карта". В результате приобрели бухло, и поимели долг на сумму бухла.

Есть хитрая фича, в "menu\tools\prefernces" "factor": если ее значение отличается от 1 (1.2), а значение, вносимое в "Amount" (1000) больше "factor", то итоговое значение в "Amount", будет 1.2 * 1000=1200.

Отборы

Замечательная вещь в xPen - отборы. Ткнем в "Date", появляется отбор:
xPen как система финансового учета: картинка #8 (3058 байт)

Какие отборы нужно сделать, каждый решит для себя сам.
Главное, что только отобранные данные участвуют в балансе и в отчетах! Т.е. данные можно накапливать за год, а отчеты, отобрав соответствующие даты или счета, делать хоть за январь, хоть за июнь-июль, хоть за декабрь.

Теперь понятно, что комбинируя формулы, "factor", изменяя дату и пользуясь отборами, можно производить расчеты по валюте, начисление банковских процентов, плановые платежи и пр.

Группировка доходно-расходных счетов по видам

Есть следующие расходные счета: еда, еда на работе, закуска. Мы хотим увидеть общую сумму расходов по этим счетам. Заходим "menu\tools\columns\width", Project должен быть отличным от 0. Входим "menu\item\LookUp\Project", пишем имя "Еда", выбираем "Add", появляется группа "Еда". Теперь когда через "menu\item\new" вводим счета расходов на еду, в Project можно выбрать "Еда", таким образом отметить эти счета меткой. Потом мы сможем по этой метке ("Еда") делать баланс.
Можно сделать иначе - начинать все счета одной группы с одного числа, например, для еды - с 34. А потом через отборы видеть общие расходы по данной группе.

Планирование

Очень удачно реализованы функции планирования. Можно планировать расходы по счетам и смотреть, как реальные расходы соотносятся с плановыми. Расхождение ("Deviation") можно смотреть как на конкретный период, так и нарастающим итогом с начала года. Для ввода плановых величин делается все тоже самое, как и для расходов, только вместо года ставим "1900" (01.01.1900). Вот как выглядит план на еду на январь текущего года.
xPen как система финансового учета: картинка #9 (2653 байт)

Чтобы увеличить план, просто вводим новый "Item" с другим числом, но с этим же месяцем. Чтобы уменьшить план, вводим новый "Item" с обратной операцией "Debit" - "нал", "Credit" - "еда". Чтобы посмотреть расхождение, нужно вызвать "LookUp", выбрать счет расходов, выбрать в "Action" - "Deviation", и увидите примерно такую картину.
xPen как система финансового учета: картинка #10 (4146 байт)
Комментарии, по-моему, не нужны.

Хитрые клавиши

- "1", смотрим что стоит в дебете, если счет типа 1 или 2, показывает остаток на счете, если тип 0, то оборот по дебету. Отключение режима - "1".
- "2" смотрим что стоит в кредите, если счет типа 1 или 2, показывает остаток на счете, если тип 0, то оборот по кредиту. Отключение режима - "1".
- "i" раскрывает подробно содержимое каждой записи.
- "n" включает-отключает всплывающие хинты.
- "o" изменяет размер колонок, масштабируя по самой длиной записей.
- "a" показывает для данного счета оборот по дебету за период. Несколько столбиков показывают, что по данному счету есть несколько операций. Если щелкнуть пером по столбику, то увидим итоговый оборот за период (т.е. если было несколько операций со счетом "Еда" в день, то они будут просуммированы за день, и показана их сумма). Можно выбирать столбики и смотреть оборот за конкретный период. Если щелкнуть по жирной кнопке слева, то увидим итоговый оборот. Отключение режима - "пробел".
- "g" то же самое, только для кредита счета. Отключение режима - "пробел".
- "z" показывает итоговый баланс по всем счетам (объяснять не буду, каждый увидит свои цифры и поймет сам).
- "ctrl-z" вернуться назад из баланса.

Типы

Типы для программы аболютно ничего не значат. Они служат некой меткой, которой можно помечать операции. Что эти метки значат - каждый решает для себя. Типы участвуют в отборах.

Хинты

Существует возможность задания комментариев.
- Задать комментарий в поле "Text", будет виден в поле "Text".
- Задать комментарий для операции: "menu\item\note" этот комментарий будет появляться в виде всплывающих хинтов, в режиме ввода.
- Задать комментарий для счета: в "LookUp" выбрать счет, "Add" - "Information", этот комментарий будет появляться в виде всплывающих хинтов, в режиме отчета ("z").

Заключение
Напомининаю по поводу резервирования. Всегда сохраняйте несколько резервных копий базы!
Чего нет в xPen, и чего хотелось бы. Хотелось, чтобы одной операцией можно было делать несколько транзакций. Хотелось, чтобы была возможность делать тройные и прочие сложные проводки. Если бы это было, xPen стал бы карманным заменителем 1С. 8-)

В этой статье я сознательно не стал приводить конкретных примеров для Коли, Пети и пр., т.к. очень уныло считать чужие деньги. Программа очень универсальна и способна сделать практически все. Каждый может ввести свои цифры, и посмотреть. У кого нет своих цифр, может взять их на mabi.ru :-).

Если что-то непонятно, просьба:
- Подумать, а что, собственно говоря, хочется.
- Читать статью 2 раза.
- Читать хелп 1 раз.
- Читать статью 1 раз.
Если ясность не наступила, пишите Kostya.

Дата статьи: 8 апреля 2002 г
Скачать:http://home.sunrise.ch/lorenz/xPen/xPenMainEn.htm

« Назад в каталог | Обсудить в конференции »
[На главную] [Обновления] [Новости] [Клуб] [Обзоры программ] [Советы] [Обзоры железа] [SIBO] [Конференция] [Статьи] [Базы] [Ссылки] [Поиск]
Детальная информация купить мужские браслеты из кожи здесь. . Сумки и рюкзаки для хоккейных и фигурных коньков сумка для коньков.